FöreningsportalenGallringspolicy
Utkast – ska granskas juridiskt före lansering. Lagringstiderna nedan bygger på hur
portalen är byggd och på allmänt kända krav, men de är inte kontrollerade av jurist. Tider markerade
(behöver verifieras) eller "beslutas av föreningen" måste bekräftas innan drift.
Hur länge varje typ av uppgift sparas, och varför. Senast uppdaterad 2026-09-30.
Lagringstider per datatyp
| Datatyp | Lagras | Grund / kommentar |
|---|---|---|
| Konto (namn, e-post, telefon) | Under medlemskapet; avidentifieras vid radering | Vid kontoradering ersätts namn och e-post och kontot avaktiveras (art. 17) |
| Medlemsregister (medlemskap, roll) | Under medlemskapet, plus den tid lag kräver | Medlems- och lägenhetsförteckning kan behöva bevaras enligt föreningslagstiftning (behöver verifieras) |
| Räkenskaps- och faktureringsunderlag (förbrukning, betalningar) | 7 år | Arkiveringstid enligt bokföringslagen (1999:1078) (behöver verifieras) |
| Protokoll och justeringar (godkännanden, innehållshash, IP-adress) | Bevaras varaktigt i föreningens arkiv; avidentifieras inte | Utgör beslutsunderlag; historiken måste gå att lita på för andras rättssäkerhet. Arkiveringstidens längd beslutas av föreningen (behöver verifieras) |
| Mötesinspelning (ljudfil, röstdata) | Raderas när protokollet är justerat | Inspelningen är bara ett underlag; när protokollet är fastställt fyller ljudet ingen funktion och tas bort |
| Transkription av möte (text) | Behålls som underlag tills protokollet är justerat, gallras därefter | Beslutas av föreningen (behöver verifieras) |
| Chattmeddelanden | Under abonnemanget; avidentifieras vid kontoradering | Vid radering sätts författaren till okänd (ingen koppling till personen), texten kan stå kvar i sitt sammanhang |
| Ärenden (felanmälan, motion, namninsamling, fråga) | Under förvaltningen; motioner kopplade till en stämma följer protokollhistoriken | Berättigat intresse; motioner kan behöva bevaras enligt stadgar (behöver verifieras) |
| Frågor och svar från AI-assistenten | Loggas för insyn; gallras enligt föreningens beslut | Lämplig period beslutas av föreningen (behöver verifieras) |
| Inbjudningar | Upphör att gälla efter 30 dagar | Utgångsdatum är inbyggt; utgångna inbjudningar kan gallras |
| Kalenderhändelser och påminnelser | Under abonnemanget | Skickade påminnelser loggas för att inte skickas om |
| Uppladdade dokument | Under abonnemanget; kan raderas eller versioneras av föreningen | Räkenskapsrelaterade dokument omfattas av 7-årsregeln ovan |
Vid radering av konto
När en enskild användare raderar sitt konto avaktiveras kontot och namn, e-post och telefon tas bort eller ersätts. Innehåll som ingår i ett beslutsunderlag – till exempel chattmeddelanden i ett ärendes historik – raderas inte, utan avidentifieras: kopplingen till personen tas bort men själva underlaget står kvar. Rätten att bli glömd (art. 17) vägs mot andras rätt att kunna lita på föreningens historik.
Vid uppsägning av abonnemang
Föreningen får möjlighet att exportera sitt innehåll, varefter det raderas – med undantag för sådant som lag kräver att spara, till exempel räkenskapsinformation. Se användarvillkoren och biträdesavtalet.