FöreningsportalenIntegritetspolicy
Senast uppdaterad 2026-09-30.
Vem som ansvarar
Din förening är personuppgiftsansvarig för uppgifterna om sina medlemmar och sitt arbete. Föreningsportalen är personuppgiftsbiträde och behandlar uppgifterna enbart på föreningens instruktion, enligt ett personuppgiftsbiträdesavtal (art. 28 GDPR). Det innebär att frågor om just dina uppgifter i första hand ställs till din förenings styrelse.
Vilka uppgifter vi behandlar, varför, och på vilken grund
Rättslig grund anges så som den typiskt tillämpas av en svensk förening. Den slutliga bedömningen görs av föreningen som personuppgiftsansvarig (behöver verifieras).
| Kategori | Exempel | Ändamål | Rättslig grund (art. 6 GDPR) |
|---|---|---|---|
| Kontouppgifter | Namn, e-post, telefon, lösenord (lagras hashat) | Identifiering, inloggning, kontakt | Avtal (6.1 b) och berättigat intresse (6.1 f) |
| Medlemskap och roll | Koppling person–förening, roll, period | Styra åtkomst, driva styrelsearbetet, föra medlemsförteckning | Rättslig förpliktelse (6.1 c) för medlemsförteckning i BRF och ekonomisk förening (behöver verifieras); annars berättigat intresse |
| Beslutsunderlag | Godkännanden och justeringar av protokoll: namn, tidsstämpel, IP-adress, innehållshash | Visa vem som godkänt eller justerat, och att texten inte ändrats efteråt | Berättigat intresse (6.1 f) och rättslig förpliktelse (6.1 c) (behöver verifieras) |
| Kommunikation | Styrelse- och medlemschatt, utskick, mottagarlistor | Internt arbete och information till medlemmar | Berättigat intresse (6.1 f) |
| Ärenden | Felanmälan, motion, namninsamling, fråga till styrelsen; text, plats, underskrifter | Förvaltning och hantering av medlemmarnas ärenden | Berättigat intresse (6.1 f); motioner även rättslig förpliktelse enligt stadgar (behöver verifieras) |
| Frågor till AI-assistenten | Frågetext, vem som frågade, om texten skickats externt, vilken modell som svarade | Ge svar grundade i föreningens eget material, och ge insyn i vad som lämnat huset | Berättigat intresse (6.1 f) |
| Mötesinspelningar (röstdata) | Ljudfil, transkription, tidsstämplade segment | Underlag för protokoll | Samtycke (6.1 a) – de närvarande informeras och samtycker innan inspelning startar |
| Förbrukning och fakturering | Antal frågor, sidor, minuter, brev, samt belopp | Fakturaunderlag och kostnadstak | Avtal (6.1 b) och rättslig förpliktelse (6.1 c, bokföring) |
Mötesinspelningar och röstdata
En inspelning av ett möte innehåller namngivna personers röster och är personuppgifter. Därför är inspelning avstängd som standard och måste aktiveras medvetet av föreningen, och de närvarande ska informeras innan inspelning startar. Ljudet behandlas lokalt på egen hårdvara inom EU/EES med öppen programvara (faster-whisper) och skickas inte till någon molntjänst. Inspelningen raderas när protokollet är justerat – se gallringspolicyn.
AI-assistenten och överföring till Google
Assistenten svarar utifrån föreningens eget material. Text skickas till en extern AI-tjänst (Google Gemini/Vertex AI) endast om föreningen uttryckligen har tillåtit det i sina inställningar. Är det avstängt används bara lokala funktioner och ingen text lämnar huset. Varje fråga loggar om den gått externt, så att föreningen i efterhand kan se vad som skickats. Villkoren för Googles AI-tjänst och var behandlingen sker ska kontrolleras av föreningen innan funktionen slås på (behöver verifieras).
Var uppgifterna behandlas
Inom EU/EES. Tung behandling – läsning av inskannade dokument (OCR) och transkribering av ljud – sker på egen hårdvara och skickas inte till någon extern tjänst. Överföring till tredjeland är inte avsedd. Om AI-tjänsten aktiveras måste överföringsgrund och behandlingsort för den kontrolleras särskilt (behöver verifieras).
Mottagare
- Föreningens styrelse och medlemmar, enligt den åtkomstnivå varje uppgift har.
- E-postleverantör, för inbjudningar, utskick och påminnelser.
- Betalleverantör, för fakturering (i drift; i nuvarande version en intern testmodul).
- Google, endast om föreningen aktiverat den externa AI-tjänsten.
OCR och transkribering körs lokalt och har ingen extern mottagare.
Hur länge
Uppgifter sparas olika länge beroende på typ. Räkenskapsinformation sparas i sju år enligt bokföringslagen. Mötesinspelningar raderas när protokollet är justerat. Ett raderat konto avidentifieras i beslutsunderlag och tas bort i övrigt. Alla tider finns samlade i gallringspolicyn.
Dina rättigheter
Du har rätt till registerutdrag (art. 15), rättelse (art. 16), radering (art. 17), begränsning (art. 18), dataportabilitet (art. 20) och att invända mot behandling (art. 21). Du kan när som helst se, exportera och radera dina uppgifter under Mina uppgifter. Eftersom föreningen är personuppgiftsansvarig kan vissa framställningar behöva riktas till din förenings styrelse.
Du kan lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
Cookies och lagring i webbläsaren
Portalen använder endast nödvändiga cookies. Se den korta cookie- och lagringsnotisen.